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Soluzione Innovativa per la Registrazione e la Gestione degli Eventi

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In un'era in cui la digitalizzazione è diventata imprescindibile, DFS Informatica ha sviluppato un software per la gestione eventi avanzato che semplifica e ottimizza l'intero processo organizzativo: dalla registrazione all’evento iniziale, passando per il check-in il giorno dell’evento e per finire con la raccolta e analisi dei dati raccolti.

Questo strumento, sfruttato moltissimo per eventi bancari, è altamente personalizzabile e si adatta a qualsiasi tipo di evento, garantendo una gestione efficiente e senza intoppi. Con la nostra piattaforma, gli organizzatori di eventi possono concentrarsi sugli aspetti strategici e creativi del loro lavoro, sapendo di poter contare su un sistema robusto e flessibile che si occupa di tutti i dettagli operativi.

 

Registrazione Personalizzata e Completa

La prima fase di ogni evento è la registrazione dei partecipanti, un processo che la nostra piattaforma rende semplice e flessibile. Questo è il punto di partenza per una gestione impeccabile e organizzata. Ecco alcune delle caratteristiche principali che rendono unica la nostra soluzione:


Registrazione Utenti Personalizzabile: Il sistema permette di raccogliere qualsiasi tipo di dato necessario, con campi personalizzabili per soddisfare ogni esigenza specifica. Che si tratti di informazioni di contatto, preferenze alimentari, requisiti speciali o qualsiasi altro dato, la nostra piattaforma può essere configurata per includere tutti i campi necessari. Questo livello di personalizzazione assicura che ogni dettaglio importante venga catturato durante la registrazione.

Gestione Accompagnatori: È possibile registrare non solo i partecipanti principali, ma anche i loro accompagnatori, inclusi dettagli specifici come dati anagrafici se richiesti. Questo è particolarmente utile per eventi che prevedono la partecipazione di famiglie o gruppi, garantendo che tutte le presenze siano registrate senza imprevisti di numeri.

Iscrizioni Pranzi e Cene: La nostra soluzione gestisce le iscrizioni agli eventi collaterali come pranzi e cene, con la possibilità di impostare un limite massimo di posti disponibili. Questo è fondamentale per assicurarsi che le risorse siano allocate correttamente e che l'esperienza dei partecipanti sia sempre ottimale.

Database Dinamico: I dati raccolti vengono inseriti in un software per eventi che riconosce gli utenti e permette modifiche e aggiornamenti in tempo reale, garantendo sempre un conteggio accurato e aggiornato. Questo significa che qualsiasi cambiamento, come l'aggiunta di un accompagnatore o la modifica di un dettaglio di contatto, può essere facilmente gestito senza problemi. Il database è progettato per essere intuitivo e facile da usare, rendendo la gestione dei dati un processo fluido e senza stress.

Esempio della form di registrazioni a cui si accede con link personalizzato

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Controllo  Accessi e Check-in Efficiente:  

Tutto funziona tramite un QR-Code, un link e una fotocamera: basta scansionare e il gioco è fatto.

Dopo la registrazione, il partecipante riceve un SMS di conferma e una e-mail con un biglietto personalizzato contenente un QR-Code. Questo codice viene utilizzato il giorno dell'evento per un check-in rapido e sicuro e come contatore di accessi. Questo sistema non solo semplifica la logistica dell'evento, ma migliora anche l'esperienza complessiva dei partecipanti, eliminando lunghe code e attese.

Esempio di messaggio ricevuto su mobile

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  • Tecnologia QR-Code: Il giorno dell'evento, tramite computer, tablet o totem, i QR-Code vengono scansionati per riconoscere i partecipanti e registrare la loro presenza. Questo sistema è rapido e affidabile, riducendo significativamente i tempi di attesa e migliorando il flusso dei partecipanti. La tecnologia QR-Code garantisce anche un alto livello di sicurezza, assicurando che solo le persone autorizzate possano accedere all'evento.
  • Semplice, basta un Link e una Fotocamera: La nostra piattaforma è progettata per essere estremamente semplice e intuitiva. Non è necessario scaricare nulla o utilizzare software complicati: tutto ciò di cui hai bisogno è un link. Puoi accedere alla piattaforma direttamente dal tuo cellulare, e grazie alla fotocamera integrata, puoi facilmente scansionare il QR-Code per completare il check-in. Questo approccio rende la gestione degli eventi e il conteggio degli accessi un processo fluido e senza stress, accessibile ovunque e in qualsiasi momento.
  • Personalizzazione Biglietti Accesso: I biglietti possono essere completamente personalizzati, con layout e informazioni specifiche per ogni evento. Questo include l'inserimento di loghi, colori aziendali, dettagli del programma e qualsiasi altra informazione rilevante. La personalizzazione dei biglietti non solo rende l'evento più professionale, ma può anche migliorare la percezione del marchio.
  • Gestione Controllo Accessi: Questa soluzione ti permette di monitorare e registrare il numero di persone che hanno accesso al tuo evento/congresso o fiera. E’ fondamentale gestire in modo efficace l’afflusso di partecipanti, avere un controllo degli ingressi semplice e sicuro e possedere una soluzione che funga da contatore accessi all’interno del luogo dell’evento.
  • Gestione Presenze di Non Soci: È possibile creare QR-Code differenti per le persone non registrate all'evento. Questi QR-Code possono non includere il nome e l'identità del partecipante come per i soci o gli iscritti, ma permettono ugualmente di conteggiare le presenze in modo distinto. Questo sistema è particolarmente utile per questioni di sicurezza, assicurando che tutti i presenti, inclusi gli ospiti non soci, siano monitorati e conteggiati correttamente.

Raccolta dei dati sugli Accessi: Gestione, Sicurezza e Analisi

La raccolta dei dati dei partecipanti durante un evento, congresso o fiera è essenziale per monitorarne l'andamento, gestire le questioni di sicurezza e prendere decisioni informate per migliorare le future edizioni.

  • Elenco Ordinato e Esportabile: Tutti i dati dei partecipanti, inclusi quelli degli accompagnatori, vengono organizzati in elenchi facilmente esportabili. Questo consente di avere una visione chiara e dettagliata di chi ha partecipato all'evento, facilitando la gestione e l'analisi post-evento.
  • Visione Unica dei Partecipanti: La piattaforma offre strumenti per visualizzare le informazioni raccolte, come il conteggio totale dei partecipanti, la distinzione tra maggiorenni e minorenni, e la gestione degli accompagnatori. La capacità di segmentare i dati consente di ottenere informazioni dettagliate e mirate, che possono essere utilizzate per avere sotto controllo l’andamento dell’evento e migliorare l'organizzazione degli eventi futuri.
  • Gestione e Sicurezza: La gestione accurata delle presenze è fondamentale per la sicurezza degli eventi. Sapere esattamente chi è presente permette di garantire un ambiente più sicuro e controllato. La possibilità di registrare tutti i partecipanti, inclusi i non soci, assicura che ogni persona all'interno dell'evento sia identificata e monitorata, migliorando così le misure di sicurezza complessive.

Esempio di visualizzazione piattaforma iscritti versione amministratore

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DFS Informatica si impegna a fornire strumenti avanzati e soluzioni su misura per garantire il successo dei tuoi eventi in modo semplice e personalizzato.

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Con DFS Informatica, ogni evento diventa un'esperienza indimenticabile, gestita con la massima professionalità e attenzione ai dettagli.

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